وقتی که قطعات تقسیم شد و سهم هر فرد مشخص گردید ، برای صدور سند مالکیت مفروز اول در اداره ثبت و اسناد باید سند اولیه ملک را باطل گردد و تقسیم نامه را تنظیم کرد .
بعد ازتنظیم تقسیم نامه ، صورت مجلس تفکیکی تنظیم شود که در آن حدود مساحت هر قطعه تقسیم شده مشخص می شود و صورت مجلس برای صدور سند مفروزی به ثبت و اسناد ارائه می شود .
وقتی که تفکیک صورت می گیرد و تقسیم نامه تنظیم می شود ، برای هر مالک سهم مفروزی تعیین می شود و اسناد و مدارک ملک مشاع همراه با تقسیم نامه از طرف دفترخانه ها به اداره ثبت و اسناد ارسال می شود .
با ابطال سند اولیه ، سند مفروزی برای مالکان صادر می شود .
صورت مجلس تفكیكی و تقسیم نامه چه تفاوتی دارند؟
بعد از اینکه ساختمان پایان کارش را گرفت ، توسط اداره ثبت و اسناد صورت مجلس تفکیکی تهیه می شود . این صورتجلسه به تعداد واحدها و مساحت هر واحد و شماره گذاری آنها می پردازد .
اگر ملک قبل از تفکیک کردن متعلق به یک نفر باشد ، تنظیم صورت مجلس متعلق به همان شخص است . ولی اگر ملک مشاعی بوده و متعلق به چند نفر باشد کل واحدها تفکیک شده و برای نفر هر سهمی که دارند مشخص میشود .
مالکین واحدهای مستقلی ندارند و همه در تمام واحدها سهم دارند ، تا وقتی که در دفترخانه تقسیم نامه را تنظیم می کنند . در این مرحله مالكین به نسبت سهم خود تعدادی از واحدها را بطور ششدانگ انتخاب می کنند و بعد از آن سندی به نام تقسیم نامه تنظیم میشود و به موجب آن اداره ثبت اسناد می تواند برای هر واحد یا قطعه سند مالكیت صادر نماید.
صورت مجلس تفكیكی ، مقدمه ای برای تقسیم نامه است .
برای اینکه ملک مشاع تفکیک گردد ، بعد از تهیه صورت مجلس تقسیم نامه تنظیم شود . در غیر اینصورت تهیه صورت مجالس توسط اداره ثبت بیهوده است .
تنظیم تقسیم نامه برای هریک از مالکین الزامی است . اگر مالیکن نسبت به تقسیم نامه رضایت نداشته باشند ، دادرس کارشناسی را برای حل مشکل مشخص می کند .